Project manager, gestor de proyectos, éxito del proyecto o dirección de proyectos. Son palabras que no dejamos de escuchar de forma diaria, pero, ¿realmente sabemos qué significan o lo que implican ciertos cargos?
Comenzaremos este post definiendo los términos anteriores para después ampliar sus funciones y cómo nos pueden ayudar en nuestro trabajo:
- Project manager o director de proyectos. Es la persona encargada de la toma de decisiones en los proyectos. Además, se ocupa de organizar las tareas, comunicar cambios o atender a los clientes.
- Proyecto exitoso. Es aquel que consigue el alcance, cumple con el coste y lo termina a tiempo según se había estipulado con el clientes. Además, para lograrlo no pierde calidad.
Con los términos que usaremos en este artículo bien explicados, te contaremos cuales son las funciones de un project manager y qué habilidades son necesarias para lograr el éxito. Te daremos también algunos consejos para los gestores de proyectos.
Funciones de un project manager
El director del proyecto es el responsable de tener todo bajo control y, junto con su equipo, de conseguir un proyecto exitoso. Pero, ¿cuáles son sus funciones?
- Definición y presentación del proyecto. Una vez que el proyecto esté en sus manos, debe presentárselo al equipo de trabajo para que todos conozcan en qué consiste.
- Planificación. El gestor de proyectos debe organizar todas la tareas y asignarlas a los integrantes del equipo en base a sus funciones y habilidades.
- Establecer objetivos. El project manager debe marcar los objetivos que se deben lograr con cada tarea y en qué fase se encuentra cada una de ellas.
- Supervisión de tareas. Una de las claves del éxito es revisar las tareas al momento para evitar errores o pérdidas de tiempo por no subsanarlo antes.
- Implementación de cambios y soluciones. En los proyectos siempre surgen problemas y es tarea del project manager encontrar soluciones o reaccionar a los cambios que se vayan a producir.
Habilidades del project manager
Un buen project manager debe tener una serie de habilidades que lo conviertan en un buen profesional y consigan que la gestión de todos sus proyectos sea un éxito:
- Capacidad de organización. Una de las habilidades más importantes, ya que es necesario que se invierta tiempo en planificar las tareas diarias y semanales. Además, debe reunir toda la información que se va a aportando al proyecto para que todos los datos estén actualizados.
- Liderazgo. Un buen líder debe buscar el consenso con el equipo de trabajo y con los clientes. Una comunicación clara será fundamental en este campo.
- Comunicación eficaz. La comunicación es fundamental para que todo el equipo esté informado de los cambios. Además, debe buscar buenos canales de comunicación y otros alternativos por si los primeros fallan.
- Capacidad de negociación. El director del proyecto debe saber reconocer cuáles son los principales grupos de interés. Asimismo, es muy importante que cree un orden de prioridades (como hemos dicho, la capacidad de organización es imprescindible). A la hora de negociar con el equipo, debe poder empatizar con ellos para encontrar un aliciente común.
- Atención al cliente. El project manager tiene que ser la persona encargada del contacto con los clientes para conocer su opinión o nuevos datos que haya que incluir en el proyecto.
- Identificación de problemas. Hacerlo a tiempo es importante para minimizar riesgos.
- Perfil técnico. Esta habilidad es una de las más complicadas de encontrar en la dirección de proyectos. Y es que tener un profesional que reúna conocimientos en varias áreas al mismo tiempo es complicado, ya que a veces se enfocan más en la especialización.
Profundiza un poco más: «Herramientas de gestión de proyectos»
Consejos que todo project manager debe saber
Después de contarte las funciones de un project manager y qué habilidades debe tener, queremos darte algunos consejos por si quieres desarrollar tu carrera profesional en este puesto:
- Sé transparente.
- Define de forma clara el alcance del proyecto.
- Haz uso de todos los recursos técnicos que te ofrece la empresa.
- Sé perseverante, no te rindas.
- No aceptes presiones, debes aprender a decir NO.
- Actúa como un líder positivo y colaborativo.
- Genera lecciones aprendidas.
- No tengas miedo ni a equivocarte ni a las situaciones complicadas. De todo podrás aprender nuevas formas de actuar.
- Aplica la inteligencia emocional.
- Reflexiona para tomar las mejores decisiones.
- Aprende a escuchar. Podrás empatizar mejor con tu equipo y los clientes.
Por último, uno de los consejos más importante es que sigas formándote. Esta carrera evoluciona continuamente y aparecen nuevas áreas, herramientas y técnicas de trabajo. Una de ellas es dirigir proyectos de innovación social, bien sea en empresas privadas o públicas.
Si, por otro lado, te interesa la parte más estratégica y directiva, también puedes aprender a ser un excelente project manager con nuestro MBA. Abierto plazo de matrícula curso 2023-2024.
