¿Y si aprendemos a manejar las interrupciones?

Hace poco leí un libro titulado “The nature of managerial work” escrito por Henry Mintzberg. Tras leerlo pude sacar bastantes conclusiones, pero me voy a quedar con dos:

  • Un trabajador raramente puede comenzar y terminar una nueva tarea sin ser interrumpido
  • Tan sólo en 12 veces el manager no fue interrumpido por un periodo de más de 23 minutos en su oficina

Lo sorprendente de este libro es que se escribió en… ¡1973!. No hace falta recordarte que en 1973 no existían los teléfonos móviles, ni el email ni mucho menos las redes sociales, es para reflexionar ¿no?

InterrupcionesPárate a pensar ¿cuánto tiempo trabajaste ayer sin que alguien te interrumpiera, sin recibir una llamada o tener una notificación en tu móvil? Seguramente bastante menos que esos 23 minutos.

No siempre podemos luchar contra las interrupciones que suceden en nuestra oficina, algunas empresas como 37 Signals han implementado los no talk thursdays, es decir, un día a la semana sus empleados no pueden hablar ni interrumpirse entre ellos.

Los no talk thursdays son una medida un tanto radical y que sólo se puede implantar en organizaciones tan flexibles como 37 Signals. La realidad es que las empresas cada día son más conscientes de que las interrupciones son uno de los grandes enemigos de la productividad en los entornos laborales.

Existen medidas no tan radicales que vienen determinadas por el tamaño y flexibilidad de la empresa, algunas de estas decisiones podrían ser:

  • Interrupciones desde en punto hasta y 10. Solo se puede interrumpir a otro compañero durante los 10 primeros minutos de cada hora a no ser que sea una urgencia real
  • Usar eficientemente el email. No esperar la respuesta inmediata de un compañero y enseñar que no es el medio adecuado para transmitir las urgencias
  • Horas predeterminadas para reuniones. En lugar de poner las reuniones a las horas centrales de mañana o tarde, pongámoslas a las primeras o últimas horas de la jornada laboral
  • Notificaciones. Apagar las notificaciones de todos los dispositivos de trabajo

Dispositivos móviles

Los teléfonos móviles son un capítulo aparte ya que son los grandes interruptores tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida personal.

Hay quien dice que solemos mirar nuestro móvil entre 150-200 veces al día. Independientemente de la cifra exacta estamos hablando de que que cualquiera de nosotros miramos el móvil cada 10 minutos.

Si te parece exagerado puedes descargarte CheckyApp, una aplicación que indica cuántas veces has mirado el móvil a lo largo del día. Si la usas durante un par de semanas, te darás cuenta de que la cifra es muy parecida casi todos los días y esto es grave porque lo hemos convertido en un hábito.

Otros estudios dicen que las notificaciones generan un efecto de ansiedad que nos incitan a mirar la pantalla cada vez que oímos la vibración del móvil.

¿Qué tal si apagamos los datos de nuestro smartphone mientras estamos trabajando?

¿Qué tal si nos pensamos dos veces a la hora de interrumpir a nuestro compañero?

¿Y si aprendemos a manejar las interrupciones?

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